Sitzungsmanagement

pmi Sitzungsmanagement ist eine webbasierte Software-Anwendung um Sitzungen effizient
und zeitsparend bei höchster Datensicherheit vorzubereiten, durchzuführen und abzuschließen.

Als moderne Basis-Software für integriertes Dokumenten-Management sorgt DocuWare für die revisionssichere elektronische
Archivierung aller Dokumente wie Tagesordnungen, Sitzungsprotokolle und anderen abstimmungsrelevanten Dokumenten.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, alle Dokumente rechtskonform mittels Tablet- oder Handy-Signatur elektronisch zu
signieren. Unsere Lösung besteht aus zwei Hauptkomponenten: der Verwaltung von Antragspunkten und der Verwaltung des
Sitzungsverlaufs. Beantragte und freigegebene Tagesordnungspunkte stehen Ihnen für die Zuordnung zu verschiedenen
Sitzungen zur Verfügung. Informationen zum Bearbeitungsstand der Punkte sind transparent und jederzeit ersichtlich.
Antragssteller und Sitzungsteilnehmer werden aktiv in den Informationsfluss eingebunden.

pmi Sitzungsmanagement ermöglicht somit eine vollständige digitale Dokumentation aller Tätigkeiten im Zusammenhang mit
der Durchführung von Sitzungen sowie den vor- und nachgelagerten Arbeitsschritten. Unsere Lösung unterstützt Sie dabei,
den gesamten Sitzungsprozess effizient und effektiv zu gestalten.

Sitzungen sind der wichtigste Versammlungs-, Kommunikations-, Informations- und Entscheidungsprozess in einem
Unternehmen. Mit pmi Sitzungsmanagement sind Sie bestens gerüstet, um diese Prozesse zu optimieren und eine nahtlose
Zusammenarbeit zu ermöglichen.

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  Vorteile und Nutzen

  • Professionelle Steuerung und Leitung der Sitzung
  • Zentrale Terminkoordination mit allen Teilnehmern
  • Automatisierte Dokumentenverteilung an Sitzungsteilnehmer
  • Produktivitätssteigerung in der Sitzung
  • Permanente Erhöhung der Wirksamkeit
  • Gemeinsam Ergebnisse erzielen
  • Live-Mitprotokollierung
  • Digitale Signatur aller Dokumente

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  Einsatzbereiche

  • Sitzungsmanagement für kommunale Behörden
  • Banken und Versicherungen
  • Unternehmen unterschiedlicher Branchen
  • Öffentliche Organisationen (Krankenhäuser, Pflegeheim, REHA-Zentren)

JobRouter-Workflow: "Sitzungsmanagement"

Mit dem Sitzungsmanagement-Workflow können alle Abläufe von der Planung, Vorbereitung,
Einladungsaussendung, Sitzungsdurchführung bis hin zur Nachbearbeitung mit Protokollerstellung vereinfacht und in
digitaler Form bearbeitet werden.
Je nach Sitzungsart – sei es eine Ausschusssitzung, Stadtratssitzung, Gemeindevorstandssitzung oder sonstige Sitzung
– werden die dazugehörigen Sitzungsteilnehmer aus den Stammdaten automatisch ermittelt. Mit dem Prozess
„Verwaltung von Tagesordnungspunkten“ können alle erstellten und noch offene Tagesordnungspunkte einer Sitzung
hinzugefügt werden. Bei der Sitzungsplanung sowie Durchführung gibt es jederzeit die Möglichkeit, alle Daten zum
Tagesordnungspunkt – wie z.B. Informationen aus bereits vorangegangenen Sitzungen oder Dokumente abzurufen. Es
gibt die Möglichkeit, die Agenda jederzeit zu verändern (beispielsweise durch den Vorsitzenden einer Sitzungsart), falls
es vor einer Sitzung noch zu Änderungen in der Tagesordnung kommt.
Einladungen, werden automatisiert generiert und automatisch an alle Sitzungsteilnehmer per Mail ausgesendet.
Entschuldigte Teilnehmer sowie deren Stellvertretern werden ebenso im System eingepflegt wie auch die Angabe von
zusätzlich anwesenden Teilnehmern.
Vor/während der Sitzung selbst können Bemerkungen zu allen Tagesordnungspunkten protokolliert werden und
Folgeaktionen (Abstimmung, Kenntnisnahme, Vertagung) zum Tagesordnungspunkt ausgewählt werden. Alle
getätigten Eingaben werden zu einem Word-Protokollvorschlag zusammengefasst und in der Kombination mit den
Informationen aus dem Prozess „Verwaltung von Tagesordnungspunkten“ verknüpft. Dieser automatische
Protokollvorschlag kann beliebig durch weitere Bearbeitung in Word individuell ergänzt und angepasst werden.


Unser Workflow für das Sitzungsmanagement bietet Ihnen eine einfache und digitale Lösung für alle Abläufe rund um
die Planung, Vorbereitung, Einladung, Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen. Mit diesem Workflow können
Sie den gesamten Prozess optimieren und die lästige manuelle Arbeit hinter sich lassen.

Ob es sich um Ausschusssitzungen, Stadtratssitzungen, Gemeindevorstandssitzungen oder andere Arten von Sitzungen
handelt - die entsprechenden Teilnehmer werden automatisch aus den Stammdaten ermittelt. Mit unserem Prozess
"Verwaltung von Tagesordnungspunkten" können Sie alle erstellten und noch offenen Tagesordnungspunkte einer
Sitzung hinzufügen. Während der Planung und Durchführung der Sitzung haben Sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten
Informationen zu den Tagesordnungspunkten, wie beispielsweise Daten aus früheren Sitzungen oder Dokumente. Sie
haben außerdem die Flexibilität, die Agenda jederzeit zu ändern, falls es vor der Sitzung Änderungen in der Tagesordnung
gibt.
Einladungen werden automatisch generiert und per E-Mail an alle Sitzungsteilnehmer versendet. Entschuldigte
Teilnehmer und ihre Vertreter werden im System erfasst, ebenso wie zusätzliche Teilnehmer, die anwesend sein werden.

Während der Sitzung selbst können Sie Bemerkungen zu allen Tagesordnungspunkten protokollieren und Folgeaktionen
wie Abstimmung, Kenntnisnahme oder Vertagung auswählen. Alle Eingaben werden in einem Word-Protokollvorschlag
zusammengefasst und mit den Informationen aus dem Prozess "Verwaltung von Tagesordnungspunkten" verknüpft.
Dieser automatische Protokollvorschlag kann individuell in Word ergänzt und angepasst werden, um Ihren Anforderungen
gerecht zu werden.

Mit unserem Sitzungsmanagement-Workflow sparen Sie Zeit, reduzieren den Papierverbrauch und minimieren den
manuellen Aufwand. Vereinfachen Sie Ihre Sitzungsabläufe und nutzen Sie die Vorteile der digitalen Bearbeitung.

Verwaltung von Tagesordnungspunkten

Unser Prozess zur Verwaltung von Tagesordnungspunkten bietet Ihnen die Möglichkeit, Tagesordnungspunkte zu
erstellen und strukturiert zu verwalten. Mit Hilfe unserer intuitiven Funktionen können Sie neue Tagesordnungspunkte
schnell und einfach anhand von Vorlagen erstellen. Optional können Sie den Prozess einer Freigabestruktur unterwerfen,
um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen überprüft und ergänzt werden, bevor sie veröffentlicht werden.

• Digitale Anlage von Tagesordnungspunkten: Erstellen Sie Tagesordnungspunkte bequem online und fügen Sie die entsprechenden Dokumente hinzu, die damit verknüpft sind.
• Überblick über alle Tagesordnungspunkte: Behalten Sie den Überblick über alle anstehenden Tagesordnungspunkte auf einer zentralen Plattform. Sehen Sie auf einen Blick, welche Themen in den kommenden Sitzungen behandelt werden.
• Detaillierte Einsicht: Erhalten Sie detaillierte Informationen zu jedem Tagesordnungspunkt, einschließlich relevanter Dokumente, Beschlüsse, Vertagungen oder Kenntnisnahmen. Archivieren Sie die Informationen über mehrere Jahre hinweg und greifen Sie jederzeit darauf zu.
• Ausführliche Sortierungsmöglichkeiten: Filtern und sortieren Sie die Tagesordnungspunkte nach verschiedenen Kriterien, um die gewünschten Informationen schnell zu finden. Suchen Sie beispielsweise nach bestimmten Themen, Verantwortlichen oder Sitzungsdaten.
• Erleichterung der Sitzungsplanung: Nutzen Sie unsere Tagesordnungsverwaltung, um Sitzungen effizient zu planen. Erstellen Sie eine klare Struktur für die Tagesordnung und weisen Sie Verantwortlichkeiten zu, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte behandelt werden.

Verwaltung von Tagesordnungspunkten

Unsere Tagesordnungsverwaltung bietet Ihnen eine effektive Lösung, um Ihre Sitzungen optimal zu planen und zu
organisieren. Sparen Sie Zeit und Ressourcen, indem Sie den Prozess der Tagesordnungserstellung digitalisieren

Stammdaten und Berechtigungen

Verwalten Sie Ihre Stammdaten und Berechtigungen mühelos mit unserem Workflow "Stammdaten und Berechtigungen".
Unser System ermöglicht Administratoren eine einfache Verwaltung der Stammdaten, die im Sitzungsmanagement verwendet werden.