Dokumenten-Management-System

DocuWare ist das moderne Dokumentenmanagement-System für professionelles Enterprise Content Management. Durch den Zugriff auf die wichtigen, in Dokumenten enthaltenen Informationen optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse – zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort.

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement — auch (DMS) genannt – hilft Ihnen dabei, Papierdokumente und digitale Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv zu speichern. Mit der Integration von DMS können Sie in Ihrem Unternehmen Dokumente verarbeiten, erfassen, speichern und zurückverfolgen. In Unternehmen, die ihre Abläufe mit einem Dokumentenmanagement umstellen möchten, sollten alle Mitarbeiter voll und ganz hinter der Lösung stehen. Denn nur wenn alle Involvierten an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, wird die Umstellung erfolgreich sein. Wichtig ist in diesem Zusammenhang die Definition realistischer Ziele, um nach entsprechender Planung die Implementierung des Dokumentenmanagement-Systems möglichst schnell realisieren zu können.

• Erfassung und Speicherung: Einfache Bearbeitung von Dokumenten aus verschiedenen Quellen wie Scannern und Druckern für das Dokumentenmanagement-System sowie zentrale Speicherung dieser Dokumente mithilfe einer Archivierungssoftware
• Dokumentenzugriff und Sicherung: Festlegung intelligenter Regeln für Zugriffsrechte auf bestimmte Dokumente. Dies ist insbesondere nützlich für vertrauliche Dokumente
• Indexierung und Abrufen: Automatisches Scannen und Indexieren von Dokumenten für eine unkomplizierte Rückverfolgung und einfaches Abrufen. Die Indexierung kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen, z. B. durch die Zuweisung einmaliger Tags
• Dokumente teilen: Über mehrere Systeme verlustfrei und sicher Dokumente teilen
• Zusammenarbeit: Gemeinsame Arbeit an Dokumenten bei gleichzeitiger Vermeidung mehrerer Versionen (Versionierung)
• Business Intelligence: Verwaltung, Organisation und Zugriff auf geschäftskritische Datensätze und Informationen
• Integration: Heutige Systeme verfügen über DMS-Workflow-Module und können für die Automatisierung von Prozessen und zur Reduzierung von Ineffizienzen mit anderen Systemen synchronisiert werden

Vorteile

• 

  Wenige Papier: Niedrigere Kosten und weniger Aufwand

  Die Implementierung eines DMS ist der erste Schritt bei der Umstellung auf ein papierloses Büro und befreit Sie von ineffizienten Prozessen bei der Bearbeitung von Papierdokumenten:
  • Sie sparen Zeit bei der Suche nach Dateien – und können Inhalte nun ganz einfach organisieren und ermitteln. So bleibt Ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
  • Sie ersparen sich die Erstellung mehrerer Versionen desselben Dokuments zur Weitergabe. Stattdessen speichern Sie eine Hauptversion an einem zentralen Ort, die ganz einfach abgerufen werden kann.
  • Allein das Material Papier kostet viel Geld – hinzu kommen die nicht unerheblichen Kosten für Weitergabe, Ablage und Lagerung von Papierdokumenten. Durch eine digitale Dokumentenablage und die Digitalisierung interner papierbasierter Systeme werden Druck- und andere betriebliche Kosten eingespart.
  • Die Weitergabe von Papier ist langsam. Mit einem DMS vereinheitlichen Sie Ihre internen und externen Prozesse.

• 

  Mehr Compliance und Sicherheit durch ein DMS

  Die Speicherung unternehmenskritischer Informationen ist für die Geschäftskontinuität unerlässlich. Zudem stellen Sie sicher, dass Sie Kundenbeziehungen nicht durch den Verlust wichtiger Daten gefährden.
  Mit einem DMS werden vertrauliche Daten bei der Weitergabe innerhalb des Unternehmens gesichert und geschützt (Revisionssicherheit). Es bietet dank leistungsstarker Notfallwiederherstellungsmaßnahmen eine umfassende Datensicherheit.
  Sie behalten durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten die Kontrolle darüber, wer Informationen anzeigen, bearbeiten und weitergeben darf. Wenn beispielsweises ein Vertrag ausschließlich für einen bestimmten Vertriebsmitarbeiter bestimmt ist, können Sie die entsprechenden Zugriffsrechte festlegen.
  Schließlich können Sie beruhigt sein, dass Ihre Daten Vorschriften wie HIPAA sowie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Eine mangelnde Einhaltung dieser Vorschriften kann zu empfindlichen Strafen führen.

• 

  Schnelle und einfache Integration

  Die Integration zwischen Anwendungen und Plattformen ist ganz einfach und stellt einen reibungslosen und sicheren Informationsfluss zwischen Personen sicher. Diese Systeme können außerdem in aktuell verwendete Systeme integriert werden, sodass eine konsistente Dokumenten-Infrastruktur und die Automatisierung von Prozessen sichergestellt werden. Zudem kann über mehrere Systeme hinweg gearbeitet werden.
  
  Beispielsweise können SA, Microsoft Dynamics, Sage, Microsoft Sharepoint, DATEV und Microsoft Outlook DocuWare integrieren, sodass Sie Dokumente, Dateien, finanzielle Informationen und E-Mails archivieren, indexieren, verwalten und sicher teilen können.
  
  Integrationsmöglichkeiten zu allen Softwareherstellern von Kommunalmanagement Software z.B. Axians Infoma GmbH, Comm-Unity GmbH, Public Software & Consulting GmbH